01
Demandes entrantes
Visites, tarifs, postes fixes, salles, domiciliation : l'agent prépare les réponses avec votre ton et vos règles.
CoWorking OS · Agent IA métier
Votre coworking tourne. Même quand vous ne répondez pas.
Un agent IA branché sur vos emails, contrats, réservations et factures. Il prépare le travail, exécute les tâches répétitives et vous demande validation quand une décision engage votre espace.
Emails traités
Contrats PDF
Réservations postes & salles
Validation humaine
app.votre-coworking.ch
File de validation
Agent actifRéponse à un prospect préparée
À valider
Demande poste fixe 5 jours/semaine dès septembre.
Contrat 2 jours/semaine généré
Relire
PDF prêt, coordonnées et forfait vérifiés.
Relance facture proposée
Brouillon
Ton cordial, échéance + lien de paiement.
34emails / semaine
9 htemps gagné
100%validés humain
Le constat
Votre espace n'a pas besoin d'un SaaS de plus. Il a besoin d'un système qui enlève l'administratif.
Dans un coworking indépendant, les petites tâches se répètent tous les jours : répondre, vérifier, relancer, générer, classer. C'est exactement le terrain d'un agent IA cadré.
02
Contrats & membres
Les informations du prospect deviennent un profil membre, puis un contrat PDF prêt à valider.
03
Réservations & factures
Postes, salle de conférence, paiements, relances : l'agent suit le flux et signale les blocages.
La différence PG Management
Un agent IA qui exécute. Pas un chatbot.
Comme sur les projets d'automatisation PG Management : on connecte l'IA à vos vrais outils, avec logs, garde-fous et validation humaine.
Avant
×Emails traités au fil de l'eau, souvent le soir.
×Contrats copiés-collés depuis d'anciens modèles.
×Réservations suivies dans plusieurs calendriers.
×Relances oubliées ou trop tardives.
Avec CoWorking OS
✓Brouillons email prêts à envoyer, avec validation.
✓Contrats PDF générés depuis les données membre.
✓Postes et salles centralisés dans une interface.
✓Alertes, relances et paiements suivis automatiquement.
Garde-fous humains
Automatiser ne veut pas dire perdre le contrôle.
Le système prépare et exécute ce qui est répétitif. Les décisions sensibles restent validées par l'humain : contrat, prix spécial, remboursement, message délicat.
✓
Validation avant envoi
Aucun email engageant ne part sans votre accord. L'agent propose, vous décidez.
§
Règles métier
Forfaits, délais, capacités, conditions de salle, ton commercial : tout est cadré dans votre base de règles.
⚿
Données cloisonnées
Architecture pensée pour une PME suisse : accès par rôle, logs et données traitées de façon contrôlée.
Process de gestion
Du premier email à la facture mensuelle.
Prospect
L'agent lit la demande et prépare une réponse adaptée.
Visite / offre
Créneau, conditions et proposition sont centralisés.
Contrat
Le PDF est généré depuis le forfait choisi.
Accès
Profil membre, postes et règles de réservation sont activés.
Facturation
Paiements et relances sont suivis automatiquement.
FAQ
Les questions fréquentes avant d'automatiser un espace de coworking.
Quel workflow automatiser en premier ?
Le meilleur premier flux est souvent les demandes entrantes, la réservation de salle ou la préparation des contrats, car ces tâches sont fréquentes, structurées et faciles à valider.
CoWorking OS peut-il se connecter aux outils existants ?
Oui. PG Management connecte l'agent à vos vrais outils lorsque c'est possible : email, calendrier, documents, CRM, facturation et fichiers internes.
Est-ce adapté aux petits espaces de coworking ?
Oui. L'objectif n'est pas de créer une usine à gaz, mais d'automatiser un flux utile de manière fiable avant d'élargir progressivement.
Prochaine étape
On cadre un premier agent utile, pas une usine à gaz.
Le bon départ : prendre un flux concret — demandes entrantes, contrats ou réservation de salle — et le rendre fiable avant d'élargir.