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Demandes entrantes
Visites, tarifs, postes fixes, salles, domiciliation : l'agent génère les réponses selon votre ton et vos règles.
CoWorking OS · Agent IA métier
Votre coworking tourne. Même quand vous ne répondez pas.
L’agent IA analyse vos emails, contrats, réservations et factures. Il prépare les dossiers, traite les tâches répétitives et sollicite votre validation dès qu’une décision impacte votre espace.
Emails traités
Contrats PDF
Réservations postes & salles
Validation humaine
app.votre-coworking.ch
File de validation
Agent actifRéponse à un prospect préparée
À valider
Demande poste fixe 5 jours/semaine dès septembre.
Contrat 2 jours/semaine généré
Relire
PDF prêt, coordonnées et forfait vérifiés.
Relance facture proposée
Brouillon
Ton cordial, échéance + lien de paiement.
34emails / semaine
9 htemps gagné
100%validés humain
Le constat
Votre espace n'a pas besoin d'un SaaS de plus. Il a besoin d'un système qui enlève l'administratif.
Dans un espace de coworking indépendant, les tâches répétitives s’enchaînent chaque jour : répondre, vérifier, relancer, générer, classer. C’est le terrain idéal pour un agent IA encadré.
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Contrats & membres
Les données du prospect se transforment en profil membre, puis en contrat PDF, prêt à être validé.
03
Réservations & factures
Suivi des postes, de la salle de conférence et des paiements : l'agent identifie les blocages et les signale.
La différence PG Management
Un agent IA qui exécute. Pas un chatbot.
On connecte l'IA à vos outils réels, avec logs, garde-fous et validation humaine, comme sur les projets d'automatisation PG Management.
Avant
×Emails traités au fil de l'eau, souvent le soir.
×Contrats copiés-collés depuis d'anciens modèles.
×Réservations suivies dans plusieurs calendriers.
×Relances oubliées ou trop tardives.
Avec CoWorking OS
✓Brouillons email prêts à envoyer, avec validation.
✓Contrats PDF générés depuis les données membre.
✓Postes et salles centralisés dans une interface.
✓Alertes, relances et paiements suivis automatiquement.
Garde-fous humains
Automatiser ne veut pas dire perdre le contrôle.
Le système gère les tâches répétitives, de l’exécution à la préparation. L’humain conserve la validation des décisions sensibles : contrat, prix spécial, remboursement ou message délicat.
✓
Validation avant envoi
Votre accord reste indispensable avant l’envoi d’un email engageant : l’agent formule des propositions, vous conservez la décision finale.
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Règles métier
Tout est cadré dans votre base de règles : forfaits, délais, capacités et conditions de salle.
⚿
Données cloisonnées
Conçue pour la PME suisse : accès régulé par rôle, logs et données gérés de manière strictement contrôlée.
Process de gestion
Du premier email à la facture mensuelle.
Prospect
L'agent lit la demande et prépare une réponse adaptée.
Visite / offre
Créneau, conditions et proposition sont centralisés.
Contrat
Le PDF est généré depuis le forfait choisi.
Accès
Les profils membres, les postes et les règles de réservation sont activés.
Facturation
Paiements et relances sont suivis automatiquement.
Prochaine étape
On cadre un premier agent utile, pas une usine à gaz.
Un flux concret, demandes entrantes, contrats ou réservation de salle, mérite d’être fiabilisé avant toute extension.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande avant une démo
CoWorking OS remplace-t-il votre logiciel de gestion ?
Non. Il s’intègre à vos outils et flux de messagerie actuels pour analyser emails, contrats, réservations et factures : il identifie les décisions à risque et les soumet à une validation humaine avant toute action.
Combien de temps pour mettre en service un premier agent ?
En général 2 à 4 semaines pour un premier flux (demandes entrantes, contrats ou réservation de salle), après un audit de cadrage gratuit.
Les données des membres restent-elles en Suisse ?
Nous définissons ensemble le périmètre : hébergement maîtrisé, accès restreints et journalisation, conformes à la nLPD.
Qui valide les actions de l’agent ?
Vous. L’agent prépare et exécute les tâches répétitives. Chaque action engageant l’espace (tarif, contrat, exception) transite par une file de validation humaine.